Dónde se almacenan los datos y quién puede acceder a ellos
Esta página está escrita para que tu área legal o de compras pueda revisarla sin agendar una llamada. Indica lo que hoy está operando y lo que todavía no.
Quién responde
La responsable del tratamiento es Gisselle Reyes, fundadora de la clínica y abogada en ejercicio. El marco de confidencialidad que firma el equipo clínico lo redactó ella. No interviene un despacho externo: la persona que responde por los datos es quien redactó las reglas.
Los terceros que intervienen
Estos son todos los proveedores que tratan datos de la clínica, según lo que hace hoy el sistema. Si se incorpora uno nuevo, se actualiza esta página y el aviso de privacidad.
| Proveedor | Para qué | Qué datos trata |
|---|---|---|
| Cloudflare | Sitio, base de datos, expediente clínico, archivos y correos de citas | Todos los datos de la clínica, incluidos el expediente clínico y las notas de sesión. La base de datos está en Estados Unidos: implica transferencia internacional, declarada en el aviso. |
| Microsoft 365 / Teams | Videollamada, calendario de citas y cuentas del equipo | Horario de la cita, terapeuta y, en algunos casos, el nombre de pila de la paciente; nombre y correo de quienes se inscriben a una plática. No recibe el expediente clínico. |
| Meta (WhatsApp) | Confirmaciones, recordatorios y mensajes con recepción | Número de teléfono y contenido de los mensajes. |
| Stripe | Cobro con tarjeta y reembolsos | Correo, monto y referencia de la cita. La tarjeta se captura en la página de Stripe: la clínica nunca recibe el número completo; solo conserva la marca y los últimos cuatro dígitos. |
| Anthropic | Asistentes de inteligencia artificial: Sofía en WhatsApp y en el sitio, y el apoyo a recepción | El texto de los mensajes que se escriben a Sofía y, en el apoyo a recepción, nombre de la paciente, sesión, terapeuta, horario y estado del pago. No tiene acceso al expediente clínico. La pasarela de Cloudflare por la que pasan estas peticiones no guarda su contenido. |
| Resend | Correos informativos sobre pláticas y servicios | Nombre y correo de quien aceptó recibirlos. Ningún dato clínico. |
| Sentry | Reporte de errores técnicos, cuando está activo | Tipo de error y ruta. Los datos personales se retiran antes del envío. |
| Paquetería | Envío de productos físicos | Nombre y domicilio de entrega, solo si hay compra física. |
Practice Better, la plataforma clínica anterior, ya no forma parte de la operación. Las notas de esa etapa se importaron al expediente propio de la clínica.
Qué recibe la empresa
Uso agregado: cuántas personas usaron el programa, cuántas sesiones se dieron y qué temas generales aparecieron. Nunca quién agendó, notas clínicas, diagnósticos, asistencia por persona ni nada que permita identificar a alguien, ni siquiera de forma indirecta.
La separación de la información no es negociable por contrato. Si el personal percibe que su empresa puede conocer lo que dice en terapia, no usa el programa. La separación protege a tu personal y a tu inversión.
Controles de acceso
Estado actual de cada control:
| Control | Estado | Detalle |
|---|---|---|
| Convenio de confidencialidad | Operando | Lo firma todo el equipo clínico antes de recibir acceso. La obligación sigue vigente aunque la persona deje de colaborar. |
| Prohibición de herramientas externas | Operando | Queda prohibido ingresar información de pacientes en aplicaciones de transcripción, de inteligencia artificial o en cualquier plataforma no autorizada. |
| Cifrado en tránsito | Operando | Todo el sitio y la API van por HTTPS. Microsoft cifra la videollamada. |
| Cuentas individuales por terapeuta | Operando | Cada terapeuta y cada persona del equipo entra al portal de la clínica con su propia cuenta, personal e intransferible. |
| Acceso limitado por caso | Operando | El expediente es accesible para la terapeuta que atiende a la paciente. Otra terapeuta solo puede consultarlo con el consentimiento registrado de la paciente, que puede revocarlo en cualquier momento. |
| Bitácora de accesos | Operando | Cada apertura, lectura o cambio del expediente queda registrado con la cuenta y la hora. Ese registro solo admite anotaciones nuevas: no se edita ni se borra. |
| Segundo factor de autenticación | Disponible | El equipo entra con su cuenta de Microsoft de la clínica. El acceso con contraseña admite un segundo factor con una aplicación de autenticación. |
El acceso administrativo se reduce a pocas cuentas personales, identificadas y revocables, con permisos por función. Descargar el expediente completo requiere un permiso aparte, que solo se concede con una autorización documentada. Las cuentas de las empresas entran únicamente a su propio tablero y nunca a contenido clínico.
Dónde se almacena cada dato
Esto es lo que se almacena, dónde y quién puede consultarlo.
| Dato | Ubicación | Quién accede |
|---|---|---|
| Expediente clínico y notas de sesión | Base de datos de la clínica en Cloudflare (D1), en Estados Unidos | La terapeuta que atiende el caso; otra terapeuta, solo con el consentimiento registrado de la paciente |
| Nombre y contacto de quien agenda | Base de datos de la clínica en Cloudflare (D1) | El equipo de la clínica, según su función |
| Citas: fecha, duración, estado y precio | Base de datos de la clínica en Cloudflare (D1) | El equipo de la clínica, según su función |
| Documentos del expediente | Almacenamiento de archivos de Cloudflare (R2) | Las mismas personas que el expediente. Cada apertura queda registrada. |
El expediente está en la misma base de datos que las citas, en registros separados. Solo se abre desde el portal clínico, con la cuenta de la terapeuta, y cada acceso queda registrado. Las cuentas de las empresas no tienen acceso a esos registros.
Retención y borrado
| Control | Estado | Detalle |
|---|---|---|
| Derechos ARCO | Operando | Acceso, rectificación, cancelación y oposición por escrito, con el procedimiento publicado en el aviso de privacidad. |
| Plazos formales de retención | Operando | El expediente clínico se conserva al menos cinco años después del último acto de atención, conforme a la NOM-004-SSA3-2012. Los mensajes de WhatsApp se borran a los 30 días y el historial de conversación a los 180. |
| Borrado a solicitud | En construcción | Hoy se atiende caso por caso. El procedimiento documentado, con constancia de ejecución, está en desarrollo. |
Respuesta a incidentes
No tenemos todavía un plan de respuesta a incidentes documentado. La superficie de acceso es reducida, con pocas cuentas identificadas y revocables de inmediato, y el convenio establece un compromiso escrito: ante un incumplimiento o un riesgo, el acceso se suspende de inmediato.
Si tu cuestionario de proveedores exige un procedimiento formal de notificación de incidentes con tiempos comprometidos, indícalo en la llamada. Puede establecerse por contrato antes de firmar.
Continuidad
El sitio, la agenda y el expediente funcionan sobre la red de Cloudflare; la videollamada, sobre Microsoft Teams. La disponibilidad es la que publican esos proveedores: Soul Healing no ofrece un acuerdo de nivel de servicio propio, porque esa disponibilidad no depende de la clínica.
Si una sesión no puede realizarse por una falla técnica, se reagenda sin costo.
Término de la colaboración
El convenio obliga a que, al terminar la colaboración, el acceso cese y se eliminen las copias en poder de la persona. Ante un incumplimiento o un riesgo, el acceso se suspende de inmediato.
Marco legal
Operamos bajo la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. El aviso de privacidad publica los fines del tratamiento, los terceros que intervienen, la transferencia internacional y el procedimiento para ejercer derechos ARCO. Los datos de salud reciben el trato reforzado que corresponde a datos personales sensibles.
Para el expediente clínico son aplicables las normas oficiales mexicanas en la materia. El expediente de la clínica conserva cada versión de una nota firmada: una nota firmada no se modifica, se enmienda.
Urgencias
Soul Healing no es un servicio de urgencias y así se declara en todas sus páginas. Todos nuestros materiales incluyen las líneas nacionales de crisis, gratuitas y disponibles a toda hora: Línea de la Vida 800 911 2000, SAPTEL 55 5259 8121 y el 911. Recomendamos incluirlas en tu comunicación interna.
Información adicional
Si tu área de compras necesita información que no aparece aquí, solicítala y la responderemos por escrito.